【企业版】文档管理系统
  文档管理系统是一款对日常办公涉及到的Office文档、PDF文档、视频、音频、图片、AutoCAD设计图以及纸质档案等各类型文件资料的分类、归档及查询管理应用的软件系统。系统可以让企业更有系统地分类管理、集中存储、安全共享各种常用电子文档;也可以让企业将各种纸质档案电子化归档应用!
系统能帮你完美解决以下问题:
1. 企业文档资料分散存储在员工电脑中,如何集中管理?
☑集中存储:为企业实现电子文档和纸质文件的集中存储平台,无感操作、稳定可靠实现。
☑目录划分:可根据企业自身管理模式自定义目录结构;支持【集团\子公司\目录\文档目录\文档】的层次划分方式。
☑文档管理:支持批量上传功能和纸质文件批量扫描归档功能。
2.公司电脑文件这么多,如何把它们利用起来,实现协同办公?
☑文档操作:根据管理员分配的权限,用户可对文档进行创建、浏览、删除、编辑、查询、借入借出、日程安排、邮件、打印等日常办公操作。
☑工作安排:为文档制定工作任务并指派参与人员;提供工作任务的实时跟进、到期提醒和逾期查询功能。
☑流程审批:紧密结合企业内部管理,对各类型文档(如合同、人员入职実批、离职申请、加薪申请、工程图纸、财务批款、订单、多媒体文件、借阅等)发起对应的审批流程,审核人在系统中批复。
3. 如何防止员工任意编辑、查看、拷贝、删除和篡改因协同办公而共享的文档?
☑目录授权:支持对目录执行细粒度授权管理(授权项:浏览、修改和完全控制)。
☑文档授权:支持对文档执行细粒度授权管理(授权项:浏览、打印、下载、编辑和完全)。
☑借入借出:支持不同部门间文档的借阅功能。
4. 同一产品,公司员工有不同版本的资料,大量时间浪费在版本确认上!
☑文档编辑时自动上锁,其他员工只能查看不能编辑。
☑文档编辑完成并提交后,系统自动形成新版本。
☑文档编辑完成并提交后,系统自动形成新版本。
5. 公司员工每天都要花费很多宝贵的时间查询以前使用过的文档!
☑实现快速、准确定位所需目录和文档,节约时间,提升工作的效率。
--普通查询:使用目录/文档的基本信息作为关键字查询。
--索引查询:使用自定义的关键字来是查询。
--全文搜索:使用文档内容的某个关键字查询。
6. 当有员工故意删除或篡改公司重要的电子文档,管理层很难找到原凶!
☑随时查看员工对文档的操作记录。
☑追踪最近阅读、更新、添加和删除的文档。
☑通过多种标记定位操作员工。
7.公司这么大量的文档资料,如何快捷和安全的备份?
☑定时全备份:避免在工作时间段影响员工工作,系统支持休息时间自动全备份。
☑定时增量备份:解决公司资料巨大的情况下,每次全备份都会占用服务器大量时间和存储空间的问题;每天备份新增、修改的文档。
选购理由:
√ 价格优惠,安装使用简单,无需技术人员
√ 功能强大,满足中小企业的文档管理需要
√ 一套产品解决纸质文档和电子文档的管理
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